Datenschutzinformationen für Geschäftspartner

Wir, der Zweckverband IT-Verbund Gifhorn (nachfolgend auch „wir“ oder „uns“) informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte im Rahmen von Vergabeverfahren und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung bzw. im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber unabhängig von Vergabeverfahren.

1. Verantwortlicher

Zweckverband IT-Verbund Gifhorn
Calberlaher Damm 15
38515 Gifhorn
Deutschland
Tel.: (+49) 5371 94551 0
[email protected]

2. Datenschutzbeauftragter

Dr. Gregor Scheja
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 0228-227 226 0

https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
www.scheja-partner.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren des IT-Verbunds Gifhorn und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung sowie im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber unabhängig von Vergabeverfahren. Die Zwecke hängen vom konkreten Vertrag ab und umfassen insbesondere:

• die Bearbeitung von Angeboten sowie Erstellung von Beauftragungen;
• die Abwicklung abgeschlossener Verträge, insbesondere Lieferung von
• Produkten/Erbringung von Dienstleistungen, Abwicklung der zugehörigen Zahlungen sowie Buchhaltung, Rechnungs- und Mahnwesen
• die Stammdatenverwaltung in unserem ERP-System;
• die Bewertung der Eignung und formalen Voraussetzungen für das Vergabeverfahren;

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung /Vertragsanbahnung), sofern eine Vertragsbeziehung mit Ihnen persönlich besteht oder eingegangen werden soll.

Sofern Sie hingegen für einen Dritten, z. B. Ihren Arbeitgeber, handeln, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 NDSG(Aufgabenerfüllung im öffentlichen Interesse).n zu können. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir in diesem Zusammenhang ggfs. auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.

 

3.2 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um gesetzliche Verpflichtungen, denen wir unterliegen, einzuhalten. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich insoweit aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung) in Verbindung mit der jeweils einschlägigen, diese Verpflichtung begründenden Norm.

3.3 Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggfs. für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 NDSG (Aufgabenerfüllung im öffentlichen Interesse). Die Interessen liegen hierbei darin, Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

 

3.4 Schutz und Sicherheit von IT-Ressourcen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zum Schutz und zur Sicherheit unserer IT-Ressourcen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 NDSG (Aufgabenerfüllung im öffentlichen Interesse). Die Interessen liegen hierbei darin, unsere IT-Ressourcen vor etwaigen Angriffen und Sicherheitsvorfällen zu schützen.

 

4. Quellen, Kategorien personenbezogener Daten

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten erhoben haben, stammen diese aus folgenden Quellen:

• von unserem unmittelbaren Vertragspartner (z. B. Ihrem Arbeitgeber),
• von Dritten im Rahmen von Vergabeverfahren (z. B. Bietern, Bietergemeinschaften oder Auftraggebern)

Soweit wir personenbezogene Daten von Dritten erhalten, können dies im Einzelnen sein:

• Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift
• Name der Stadt/Kommune bzw. des Unternehmens

 

 5. Empfänger 

Folgende Empfänger / Kategorien von Empfängern können im jeweils erforderlichen Ausmaß
Zugriff auf Ihre Daten nehmen:

• zuständige Mitarbeiter des Teams Verwaltung,
• unsere Verbandsgeschäftsführung,
• Auftragsverarbeiter, die für uns mit Dienstleistung/Datenverarbeitung im Auftrag betraut sind,
• zuständige Mitarbeiter der Kommunen, für die wir hoheitlich tätig sind.

 

6. Übermittlung von Daten in Drittländer 

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer findet im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses nicht statt.

7. Dauer der Speicherung 

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, d.h. grundsätzlich 10 Jahre nach Vertragsende.

Soweit wir Ihre Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung verarbeiten, löschen wir diese nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.

8. Pflicht zur Bereitstellung 

Soweit wir Ihre Daten für die Durchführung eines bereits abgeschlossenen Vertrages oder zur Durchführung eines Vergabeverfahrens verarbeiten, sind Sie verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung dieses Vertrages bzw. des Verfahrens bereitzustellen. Wenn Sie uns diese nicht bereitstellen, können wir unseren Pflichten aus dem Vertragsverhältnis nicht vollumfänglich nachkommen bzw. unsere Rechte daraus nicht vollumfänglich wahrnehmen und Ihnen bzw. unserem Vertragspartner (z. B. Ihrem Arbeitgeber) können rechtliche Nachteile entstehen.

Soweit wir Ihre Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung bzw. -vorbereitung verarbeiten, sind Sie nicht zur Bereitstellung der Daten verpflichtet, allerdings werden wir ohne die Daten nicht in der Lage sein, Ihre Anfrage zu bearbeiten bzw. den angestrebten Vertrag abzuschließen und zu erfüllen.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

10. Betroffenenrechte 

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO die folgenden Rechte, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:

Auskunft:
Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Berichtigung:
Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung:
In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung:
Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.

Datenübertragbarkeit:
Sollten Sie Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Widerspruchsrecht
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Diese personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf der Einwilligung:
Sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes.

Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
0511 1204500
[email protected]

11. Fragen/Kontakt 

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zu diesem Informationsschreiben oder zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer 1.

Stand: 01.03.2024